5 trucuri importante pentru planificarea cu succes a unui eveniment memorabil

 

Primăvara se apropie cu pași repezi și vom intra în curând în sezonul evenimentelor outdoor, ținute de cei care vor să își creeze noi oportunități sau să își sudeze relația cu prietenii sau cu partenerii de afaceri.

Pentru a organiza un eveniment ca la carte este nevoie de o planificare în detaliu, începută din timp, care să ia în considerare toate posibilitățile. De la vremea nefavorabilă, până la firma de catering care nu livrează comanda în timp util, toate acestea îi pot da peste cap calculele unui event planner. Însă, dacă vrei ca evenimentul pe care îl organizezi să fie un succes, atunci iată câteva trucuri care îți vor surprinde în mod plăcut invitații:

Creează o atmosferă relaxantă și luxoasă

Oamenii socializează mai ușor când se află într-un mediu plăcut și primitor. Un eveniment outdoor beneficiază de avantajul naturii, așa că dacă poți organiza petrecerea într-o grădină sau într-un parc, vei avea parte de un peisaj superb încă din start. Apoi, va trebui să rezolvi problema iluminatului. Dacă evenimentul are loc pe înserat, ideal este să creezi o atmosferă intimă și plăcută, cu ajutorul unei lumini difuze, care să ofere un aspect elegant întregului decor. Aruncă o privire peste aceste imagini care arată cum se poate transforma un intreg ambient, cu ajutorul unor corpuri de iluminat bine alese și amplasate în câteva puncte cheie. Acesta este decorul pe care trebuie să îl țintești și tu pentru un eveniment de succes, care să îți surprindă invitații, să îi încurajeze să interacționeze și să rămână până spre finalul petrecerii.

Ia-ți precauții împotriva vremii nefavorabile

Indiferent cât de atent ai încerca să planifici un eveniment, nu poți controla cum va fi vremea. În momentul în care ai stabilit data petrecerii cu două luni înainte, este imposibil să știi dacă în seara respectivă va ploua, va bate vântul sau va fi răcoare afară. Soluția este să fii pregătit din timp pentru un astfel de scenariu. Câteva corturi spațioase și impermeabile, în care să organizezi platourile cu mâncare și câteva mese, le vor oferi invitaților un loc de refugiu, în cazul în care începe să plouă. De asemenea, un sistem de încălzire electrică sau pe gaz pentru terase va asigura o temperatură plăcută pentru o seară răcoroasă și nu îți va trimite invitații acasă mai devreme decât era cazul.

Găsește o soluție de rezervă pentru firma de catering

Există cazuri în care firmele de catering, din diverse motive, nu au putut livra comanda în timp util. Stabilește o oră la care ar trebui să ajungă mâncarea și ia-ți o măsură de precauție în cazul în care apare vreo problemă. Cel mai simplu este să îți notezi numerele de telefon ale unor restaurante bune, care fac livrări rapide, și să le păstrezi la îndemână. Astfel, nu îți vei face invitații să aștepte mult timp pentru platoul de bufet suedez sau să plece acasă după o oră.

Asigură-te că muzica este cea potrivită

Genul de muzică pe care îl alegi depinde foarte mult și de natura evenimentului. De exemplu, dacă vrei să organizezi o petrecere în toată regula, în care oamenii să fie încurajați să danseze și să se simtă bine, atunci vei avea nevoie de un playlist cu muzică ritmată. Însă, dacă evenimentul este unul de socializare, o muzică ambientală, jazz sau chillout este cea mai potrivită. Este foarte important și ca sonorizarea să fie excelentă, iar volumul muzicii să le permită invitaților să converseze cu ușurință. Dacă bugetul îți permite, poți angaja o trupă care să cânte live – este mult mai spectaculos și va fi un gest apreciat de toți participanții la eveniment.

Asigură-te că invitații au transportul asigurat

În funcție de locul în care se ține evenimentul, transportul poate deveni un elemnent-cheie în succesul petrecerii. De exemplu, dacă organizezi party-ul în afara orașului, este posibil ca acest lucru să îți înjumătățească lista de participanți, pentru simplul fapt că oamenilor le este incomod să ajungă în acel loc. O soluție este să le asiguri transportul cu ajutorul unor mașini sau a unui microbuz. În cazul în care evenimentul are loc în oraș, oamenii nu vor veni, probabil, cu mașina personală, mai ales dacă vor să testeze tipurile de cocktailuri pe care le prepară barmanul priceput pe care l-ai angajat. Este bine să ai la îndemână numerele companiilor de taxi sau aplicații de telefon, astfel încât să fii pregătit să le chemi mașini celor care vor să plece.

Ce alte detalii ai mai adăuga pe această listă? Care ți se pare cel mai important dintre cele propuse de noi?

 

 

Sursă foto: Pinterest

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *